Vnitřní oznamovací systém

Vnitřní oznamovací systém

dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů

(BEZPOBOČKY.CZ s.r.o., IČO: 06318223, se sídlem Znojemská 2716/78, 586 01 Jihlava)

Pojem a význam vnitřního oznamovacího systému (dále jen „VOS)

VOS představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen zákon) a podpůrně se směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019.

BEZPOBOČKY.CZ s.r.o. je v rámci aplikace zákona tzv. povinným subjektem (dále jen povinný subjekt).

Oznamovatel a oznámení

Oznamovatelem je fyzická osoba, která:

byť zprostředkovaně, vykonávala nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost u povinné osoby;
u povinné osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti;

a která se v souvislosti s touto činností dozvěděla o protiprávním jednání, které porušuje právní předpis. Oznámením se rozumí oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.

Ochrana oznamovatele

Oznamovatel má nárok na ochranu podle zákona. S příslušným oznámením je oprávněna se seznamovat pouze příslušná osoba povinného subjektu. Oznamovatel má právo na zajištění ochrany jeho totožnosti a dalších osob a informací uvedených v oznámení (zachování důvěrnosti). Hlavním ochranným opatřením je zákaz odvetného opatření vůči oznamovateli. Odvetným opatřením se rozumí jakékoli přímé či nepřímé jednání a opomenutí, k němuž dochází v pracovním či jiném kontextu, které je vyvolané interním či externím oznámením nebo uveřejněním a které oznamující osobě působí nebo může způsobit neoprávněnou újmu.

Oznamovatel má nárok na ochranu podle zákona pokud:

měl oprávněné důvody se domnívat, že oznámení informace o porušení byly v době oznámení pravdivé (tzn. oznamovatel nesmí učinit oznámení vědomě nepravdivé), a že tyto informace spadaly do oblasti působnosti zákona; a
podal v souladu se zákonem oznámení buď prostřednictvím VOS, EOS (externí oznamovací systém), nebo učinil uveřejnění, případně oznámení podal přímo jiným příslušným orgánům veřejné moci.

Ochrany před odvetným opatřením se nemůže domáhat osoba, která podala vědomě nepravdivé oznámení. Vědomě nepravdivé oznámení je přestupkem a podle § 23 zákona je možné za něj uložit pokutu.

Povinný subjekt, je povinen zajistit utajení totožnosti oznamující osoby a třetích osob a ochranu informací uvedených v oznámení. Totožnost oznamovatele není možné sdělit bez jeho výslovného souhlasu třetí osobě ani orgánu, s výjimkou zákonem stanovených výjimek (např. případ dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení podle trestního řádu).

Hlavním cílem ochrany oznamovatelů je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní (či jiné obdobné) činnosti, o kterých zaměstnanci a osoby v obdobném postavení za normálních okolností zaměstnavatele nebo příslušné státní orgány neinformují, a to zejména ze strachu ze ztráty zaměstnání či jiného postihu.

Z hlediska osobní působnosti není důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či ji vykonával v minulosti, nebo se o danou práci pouze ucházel a v rámci tohoto procesu se o protiprávním jednání dozvěděl.

Osoba oprávněná přijímat oznámení

Příjmem oznámení je pověřena příslušná osoba (dále jen příslušná osoba). Povinný subjekt ani nikdo jiný nesmí zasahovat do řádného výkonu činnosti příslušné osoby a nesmí ohrožovat ani její nestrannost. Přístup k podaným oznámením má pouze příslušná osoba.

Příslušná osoba:

přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,
navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h)
plní pokyny povinného subjektu, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle tohoto zákona,
postupuje při výkonu své činnosti podle tohoto zákona nestranně,
zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle tohoto zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak.

Příslušnou osobou povinné osoby je: Aleš Kamaryt - jednatel.

V době nepřítomnosti příslušnou osobu zastupuje: Luboš Kamaryt - jednatel

Informace před podáním oznámení

Oznamující osoba by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měla mít pádný důvod se domnívat, že jí oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno dle zákona.

Při získávání dokladů dokládajících oznamované skutečnosti by se oznamovatel neměl dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu.

Ochrana před odvetnými opatřeními se nevztahuje na osobu, která učinila vědomě nepravdivé oznámení.

Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti.

Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávního jednání týká a promyslet jaké ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnout. Rozsah a kvalita předkládaných informací mohou pozitivně ovlivnit způsob prošetření oznámení.

Oznámení musí být určité a srozumitelné. Z oznámení musí být zřejmé, proti které osobě směřuje a jakého jednání se týká tak, aby bylo možné jej řádně prošetřit.

Podání a příjem oznámení

Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě podle § 10 známa.

Oznámení je možné podat příslušné osobě následovně:

e-mail: oznamovatel@bezpobocky.cz Jedná se o speciálně zřízený e-mail, který je oddělen od ostatní pracovní komunikace v organizaci a je zabezpečen samostatnými přihlašovacími údaji, které jsou známé pouze příslušné osobě
písemně: BEZPOBOČKY.CZ s.r.o., Znojemská 2716/78, 586 01 Jihlava, k rukám příslušné osoby (obálku nutné označit slovem „NEOTVÍRAT“);
osobně po dohodě: návštěvou příslušné osoby na adrese: Znojemská 2716/78, 586 01 Jihlava;
prostřednictvím externího subjektu, kterým je Ministerstvo spravedlnosti ČR:
- https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
- e-mail: oznamovatel@msp.justice.cz
- tel.: 221 997 840

O ústním Oznámení pořídí příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Zpracování a prošetření oznámení

Oznamovatel je příslušnou osobou vyrozuměn do 7 dnů o přijetí oznámení, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Příslušná osoba uvedené oznámení prošetří v souladu se zákonem, především ve vztahu k jeho důvodnosti a pravdivosti. Příslušná osoba provede předběžné posouzení oznámení:

zda se jedná o oznámení podle zákona (tzn. spadá oznamované jednání pod oblasti vymezené zákonem);
je dodržen pracovní či jiný kontext;
o jaký druh protiprávního jednání se jedná (přestupek – trestný čin – jiné protiprávní jednání);
zda postačuje oznamované jednání vyřešit interně.

Příslušná osoba je povinna bez zbytečného odkladu oznamovatele vyrozumět o tom, že nejde o oznámení ve smyslu zákona, pokud dojde k takovému závěru.

Všichni zaměstnanci povinného subjektu jsou povinni poskytnout příslušné osobě součinnost, a to ve lhůtě stanovené příslušnou osobou. Příslušná osoba je oprávněna požadovat písemnosti nebo jiné věci potřebné pro posouzení, požadovat vysvětlení a je oprávněna vstupovat do kanceláří a jiných prostor povinného subjektu.

Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.

Příslušná osoba povinnému subjektu doporučí, pokud je to možné, přijetí nápravných opatření, a to tak, aby z doporučení nebylo zřejmé, kdo je oznamovatelem a nedošlo k prozrazení ani jiných „důvěrných informací“ obsažených v oznámení. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele.

Evidence a uchovávání oznámení

Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

datum přijetí oznámení;
jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy;
shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jí její totožnost známa,
datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

V Jihlavě dne 31. 7. 2023

BEZPOBOČKY.CZ s.r.o.

Aleš Kamaryt, jednatel